DSS ini merupakan suatu sistem informasi yang diharapkan dapat membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Hal yang perlu ditekankan di sini adalah bahwa keberadaan DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka. DSS sebenarnya merupakan implementasi teori-teori pengambilan keputusan yang telah diperkenalkan oleh ilmu-ilmu seperti operation research dan management science. Hanya bedanya adalah bahwa jika dahulu untuk mencari penyelesaian masalah yang dihadapi harus dilakukan perhitungan iterasi secara manual (biasanya untuk mencari nilai minimum, maksimum, atau optimum), saat ini komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat. Dalam kedua bidang ilmu di atas, dikenal istilah decision modeling, decision theory, dan decision analysis – yang pada hakekatnya adalah merepresentasikan permasalahan manajemen yang dihadapi setiap hari ke dalam bentuk kuantitatif (misalnya dalam bentuk model matematika).
Contoh-contoh klasik dari persoalan dalam bidang ini adalah linear programming, game’s theory, transportation problem, inventory system, decision tree, dan lain sebagainya. Dari sekian banyak problem klasik yang kerap dijumpai dalam aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari, sebagian dapat dengan mudah disimulasikan dan diselesaikan dengan menggunakan formula atau rumus-rumus sederhana. Tetapi banyak pula masalahan yang ada sangat rumit sehingga membutuhkan kecanggihan komputer.
Decision support systems (DSS) merupakan kemajuan dari information reporting systems dan transaction processing systems. DSS adalah sistem informasi berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja elektronik memudahkan manajerial end users menerima respon secara interaktif untuk peramalan penjualan atau keuntungan.
Sprague dan Carlson mendefinisikan DSS dengan cukup baik, sebagai sistem yang memiliki lima karakteristik utama (Sprague et.al., 1993):
1. Sistem yang berbasis komputer;
2. Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan;
3. Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan
kalkulasi manual;
4. Melalui cara simulasi yang interaktif;
5. Data dan model analisis sebagai komponen utama.
Implementasi DSS Pada PT Setio Harto (ltd)
Pada perusahaan kami adalah perusahaan taraf nasional, yang telah berdiri sejak tahun 1968 di Jakarta. Perusahaan tersebut bergerak di bidang distribusi alat-alat kesehatan seperti Colonoscopy, Bronchoscopy, Gastroscopy, Endo Capsule, System Processor, Mediview dan lain sebagainya. Keseluruhan alat tersebut berasal dari Olympus Jepang, di mana hanya memiliki satu perwakilan di Indonesia yaitu PT. Setio Harto (ltd).
Pada perusahaan ini, penerapan DSS dapat dilakukan hampir di semua bidang. Antara lain, pada bagian manajer pemasaran, manajer keuangan, HRD, manajer teknik, manajer tender, manajer pengadaan barang hingga direktur.
Pada kesempatan ini, akan dijelaskan fungsi DSS yang diimplementasikan pada bidang atau bagian HRD. Di mana, pada saat ini dibutuhkan seorang manajer cabang untuk menggantikan manajer sebelumnya yang telah pensiun untuk ditempatkan di Surabaya.
Beberapa kriteria dari perusahaan yang dibutuhkan untuk seorang manajer cabang bidang pemasaran adalah sebagai berikut:
• Jujur, memiliki kejujuran di dalam dirinya kepada lingkungannya dalam batasan yang luas.
• Good Attitude, diharapkan mampu untuk menjadi contoh sikap yang baik bagi bawahanya.
• Mampu memecahkan masalah dengan cepat, efektif dan tidak membuang waktu.
• Telah dilengkapi dengan berbagai pelatihan pengembangan diri.
• Telah berpengalaman di bidangnya.
• Kondisi mental yang normal, baik dan stabil.
• Memiliki wawasan luas, khususnya yang berkaitan dengan pekerjaanya.
• Tegas dan cerdas dalam sisi pribadinya.
• Religi, dalam arti mememiliki keteguhan dan keimanan sesuai agamanya, hal ini dimaksudkan untuk menghindari dari calon manajer yang atheis.
• Mampu berbahasa asing, khususnya bahasa Inggris dan Arab yang merupakan area transaksi serta hubungan kerja.
• Memiliki sikap ramah terhadap customer dan lingkungannya secara wajar.
Grafik 1. Kriteria Calon Manager Yang Diharapkan Perusahaan.
Pada grafik 1 di atas, ditunjukkan urutan-urutan ranking di mana merupakan kriteria yang diharapkan oleh pihak perusahaan melalui HRD untuk merekrut seorang manajer yang tepat.
Di bawah ini adalah hasil dari proses rekrutmen para calon manajer cabang yang berjumlah lima orang calon. Masing-masing memiliki keunggulan, dan perusahaan berusaha untuk memperoleh keunggulan dan kriteria tersebut.
Dari kriteria-kriteria di atas, masing-masing calon pegawai untuk menjadi seorang manajer cabang memiliki nilai keunggulan masing-masing, namun keunggulan tesebut diharapkan adalah keunggulan yang sesuai dengan harapan atau peringkat kriteria perusahaan. Untuk itu, dengan menggunakan Expert Choice 2000, diperolehlah beberapa alternatif dalam memilih siapakah yang berpeluang mendapatkan posisi manager cabang. Pada grafik 1 di atas, ditunjukkan urutan-urutan ranking di mana merupakan kriteria yang diharapkan oleh pihak perusahaan melalui HRD untuk merekrut seorang manajer yang tepat.
Di bawah ini adalah hasil dari proses rekrutmen para calon manajer cabang yang berjumlah lima orang calon. Masing-masing memiliki keunggulan, dan perusahaan berusaha untuk memperoleh keunggulan dan kriteria tersebut.
Dari beberapa grafik di atas, salah satunya dapat dilihat pada grafik Performance Sensitivity, ditunjukkan bahwa beberapa alternatif calon pegawai mana saja dengan urutan ranking yang akan menempati posisi manager cabang di Surabaya. Seusai grafi Performance di atas, dapat diketahui beberapa calon manajer cabang dengan beberapa alternatif SDM yang tersedia. Di mana calon pegawai no.4 lebih berpeluang untuk menduduki posisi manajer di PT.Setio Harto (ltd) cabang Surabaya.
